Il problema degli archivi disordinati
Le fatture elettroniche possono arrivare in ZIP con nomi poco descrittivi e contenere diversi emittenti e periodi. Cercare a mano ogni documento diventa lento, soprattutto quando nel tempo si accumulano copie ed esportazioni parziali.
Organizzare senza perdere gli originali
- Conserva sempre l’esportazione di partenza in una cartella separata.
- Raccogli gli ZIP non cifrati e gli XML/P7M supportati; verifica che non siano archivi annidati non gestiti.
- Apri FirmaBatch Free, carica i documenti e controlla l’elenco di quelli riconosciuti e degli errori.
- Esporta l’indice CSV per consultare, quando disponibili, dati come numero fattura, data ed emittente.
- Se devi ripetere l’organizzazione in cartelle, FirmaBatch Business può raggruppare per emittente oppure mese.
- Apri il report delle anomalie e verifica un campione degli XML prima di usare l’archivio nella tua procedura amministrativa.
Quale mese è quello corretto?
Per gli XML letti correttamente, il raggruppamento per mese si basa sulla data del documento individuata nei campi disponibili. Non equivale necessariamente al mese di pagamento, ricezione tramite SdI o registrazione contabile. Verifica quale criterio serve al tuo lavoro prima di archiviare.
Emittenti con denominazioni simili
Nomi commerciali, ragioni sociali e dati XML possono essere scritti in modi differenti. Controlla le cartelle risultanti: due fornitori con nomi simili non devono essere fusi senza una verifica e lo stesso fornitore può comparire con intestazioni diverse.
Che cosa non fa FirmaBatch
Non riconcilia bonifici, non invia documenti allo SdI, non certifica la firma e non sostituisce il software gestionale o il commercialista. È uno strumento per estrarre e organizzare documenti, non per verificarne l’adempimento fiscale.
Hai un caso particolare? Scrivi a firmabatchit@gmail.com. Evita di inviare fatture o documenti personali non necessari.